Hibrit çalışmayı geliştirmek için E-imzaları ve dijital sözleşmeleri kullanma


Hibrit Çalışma, yalnızca işin geleceğini değil, bugünü de yeniden şekillendiriyor. DocuSign, EMEA, GVP Genel Müdürü Ronan Copeland, doğru dijital araçların çalışanları nasıl daha iyi yaratmaya, yenilik yapmaya ve işbirliği yapmaya yönlendirdiğini araştırıyor.

Son iki yılın iş dünyasını kökten değiştirdiğini kimse inkar edemez. Ofisler ve çalışma alanları evden çalışma lehine kapandı ve karar vericileri yalnızca doğru süreçlerin ve protokollerin mevcut olduğundan emin olmaya değil, aynı zamanda dijital dönüşüm stratejilerinin yeniden değerlendirilip hızlandırılmasına da zorladı.

Bu tür süreçler genellikle geçici iş modellerinin oluşturulmasıyla sonuçlanmıştır, ancak araştırmadan elde edilen en son bulgular Ulusal İstatistik Ofisi 2021’in son birkaç ayında, saat başına çıktının ilk kez salgın öncesi seviyeleri geride bıraktığını ve hibrit ve uzaktan çalışmanın iş büyümesinde önemli bir rol oynadığını güçlendirdiğini bildirdi.

Şimdi, iş dünyası yeniden açılırken, kuruluşlar aktif olarak herhangi bir yerdeki ekonomi tarafından hibrit çalışmanın nasıl şekillendirildiğini ve e-imza ve sözleşme yönetimi gibi dijital araçların işin “şimdiki”ne dahil edilebileceğini araştırıyor.

Doğru Zamanda Doğru Araçlar

Artık insanların beklediği şey, her yerden iş yapabilmek ve faaliyet gösterebilmektir. her yerde ekonomi. Sonuç olarak anlaşılmaktadır ki, günümüze kadar Yöneticilerin %85’i inanıyor uzaktan veya hibrit çalışan ekiplere sahip olmanın norm haline geleceği.

Kuruluşlar e-imzaları kullanarak yalnızca esnek çalışma uygulamaları sunmakla kalmaz, aynı zamanda eski, manuel, kağıt tabanlı sistemleri kolayca değiştirebilir ve aynı zamanda üretkenliği artırır ve ekiplerin büyümeye odaklanmasını sağlar.

Ancak, herhangi bir yerden çalışma, elektronik formlar veya belgeler üzerinde onay veya rıza için e-imza kullanılması gibi doğru dijital süreçlerin sağlanması şartına dayanmaktadır. Yasal olarak tanınan e-imzalar, işlemleri tamamlamak, faturaları onaylamak için iş sözleşmeleri imzalamak için en pratik, uygun maliyetli ve yasal olarak geçerli yolu temsil eder ve hatta kimlik doğrulaması olarak kullanılır. buna şaşmamak gerek DocuSign e-İmza 180’den fazla ülkede yasal olarak uygulanabilir bir milyardan fazla anlaşma oluşturmak için kullanılmıştır.

Kağıt belgeleri kullanmaya alışmış kuruluşlar, genellikle gizli, genellikle hassas bilgileri fiziksel bir şekilde gönderme riskini de anlamazlar. Bir kez gönderildikten sonra, kurye ile bile, gönderici için artık denetlenen bir kontrol zinciri yoktur, belgeye kimin erişeceğini, onu kimin idare edeceğini, işleyeceğini veya depolayacağını bilemezler.

Buna karşılık, e-imza, net ve öngörülebilir bir süreç sağlayan güvenli bir dijital iş akışı sunar. Gönderenler, gönderildiği andan itibaren ve tüm yaşam döngüsü boyunca dijital belgeyi tam olarak görebilir. Erişimi kontrol edebilirler, böylece iş için güvenlik standartlarını korurlar.

Ayrıca, e-imzalar kullanılırken, imzalanan belgeye doğal olarak ek bir koruma düzeyi eklenir. Buna, tarih, zaman damgası, kimlik doğrulama ve IP adresi gibi önemli bilgileri belgeleyen, Tamamlama Sertifikası olarak da bilinen bir dijital denetim izi eşlik eder. Bu, kimliğini doğrulayan ve imzasına itiraz eden bir imzalayana karşı koymak için bir mekanizma sağlayan benzersiz bir tanımlama sistemi anlamına gelir.

Ancak çoğunlukla, birçok şirketi e-imzaları benimsemekten alıkoyan tek şey, fiziksel emsallerinden ne kadar daha hızlı, güvenli ve daha sürdürülebilir olduklarını anlama eksikliğidir. Öyle ki, bir DocuSign anketi, günümüzün e-imza kullanıcılarının üçte ikisinin teknolojiyi son iki yılda kullanmaya başladığını ve %88’inin kalem ve kağıt imzalara geri dönme planları olmadığını ortaya koydu.

Daha Akıllı Çalışma Yolları

Kuruluşların uzaktan çalışma ortamlarında değerlerinin ötesinde dijital anlaşma süreçlerine geçmelerinin birçok nedeni vardır. Daha geniş bir perspektiften bakıldığında, e-imzalar, bir kuruluşun sürdürülebilirlik amaçlarını desteklemeye yardımcı olarak çevreye de fayda sağlar. Örneğin, 2003’ten bu yana DocuSign ve müşterileri, tamamen dijital anlaşma süreçlerini benimseyerek 6 milyondan fazla ağaç, 55 milyar kağıt, 22 milyar litre su tasarrufu sağladı ve 2 milyar kg’dan fazla atığı ortadan kaldırdı.

Manüel süreçleri buluta taşımak, iş süreçlerini daha hızlı, daha güvenli ve daha sürdürülebilir hale getirdiği için etkilidir. Slack veya Google Drive gibi teknolojiler, işbirliğini ve dosya paylaşımını kolaylaştırdı. DocuSign CLM’si (sözleşme yaşam döngüsü yönetimi) yazılımı, tüm anlaşmaları ve belgeleri sorunsuz bir şekilde yöneterek, kuruluşların uyumluluğu artırmasına, iş yapma hızını hızlandırmasına ve gereksiz israfı ortadan kaldırmasına olanak tanır.

Bunu, görevleri otomatikleştirerek, karmaşık iş akışlarını yöneterek ve hatta tüm işi daha verimli hale getirmek için süreç zincirindeki darboğazları ortadan kaldırarak başarır. Bu artırılmış gözetim, süreçleri standartlaştırarak, hukuk ekibinin zamanından tasarruf ederek, iş fırsatlarını artırarak ve yeni trendleri ortaya çıkararak oluşturulur.

Son iki yıl sadece işin geleceğini değil, bugünü de değiştirdi. Her yerde ekonomiyi destekleyen ve yönlendiren dijital süreçlerle desteklenen hibrit çalışma, norm haline geldi. Modern hibrit dünyada başarılı olmak isteyen kuruluşlar, bu deneyimleri geliştirmek için e-imzaları ve tamamlayıcı dijital anlaşma teknolojilerini genel başarı stratejilerinin kalıcı bir parçası haline getirmelidir.





Kaynak : https://bmmagazine.co.uk/in-business/using-e-signatures-and-digital-agreements-to-enhance-hybrid-working/

Yorum yapın